Política do viagens corporativas

A política por viagens corporativas é essencial de modo a qualquer empresa qual preza pelo controle por custos e identicamente conjuntamente pelo conforto e segurança do seu colaborador.
Deter os processos de viagens natural definidos otimiza rotinas, garante qual os gestores possam controlar ESTES gastos e qual os colaboradores cumpram as regras.
Ainda Nesse caso, é necessário de que a política de viagens faça Parcela do POR DIA a dia por quem realiza as viagens e qual o engajamento garanta o cumprimento DE regras da empresa.
Pensando nisso, criamos 1 artigo completo para te auxiliar na criaçãeste da política do viagens corporativas. Continue usando a leitura e entenda o conceito e este passo a passo para construir e aplicar os processos da política por viagens na sua própria empresa!
O qual é e qual a importância do uma política de viagens corporativas?
A política por viagens corporativas é um documento onde se estabelecem as diretrizes para este processo do viagens corporativas por uma empresa. Possui como objetivo aumentar este compliance e controle do custos com viagens, para além do prevenir erros em registros de despesas e orientar ESTES colaboradores em deslocamento.
Na política são descritos ESTES procedimentos para a realização do viagens representando a empresa. Desde este processo de solicitaçãeste do serviços do viagem, às normas de valores por despesas e prestações de contas.
Este Genero do documento é crucial de modo a de que colaboradores saibam como proceder em viagens e deslocamentos, atendendo às demandas da companhia, qual por sua vez garante a segurança e natural-estar do colaborador.
Por qual ter uma política por viagens corporativas bem definida?
Você possui ideia de quanto tua empresa gasta em viagens corporativas? Esse Género por controle não é apenas importante saiba como essencial para a saúpor financeira de 1 negócio.
Mesmo que viagem para fechar 1 contrato, de modo a prestar um serviçeste, para participar do 1 treinamento ou destemido compromisso corporativo, deter uma previsãeste de gastos e a certeza de de que ESTES reembolsos Seroada fabricados dentro Destes padrões pode, inclusive, reduzir custos isento deixar este conforto por lado ou diminuir este número por viagens.
A política por viagens corporativas entra como uma forma de padronizar processos e procedimentos. Assim sendo, todo este fluxo da viagem, a partir de a adquire DE passagens e a escolha do hotel até a prestaçãeste por contas, é realizado com bastante Muito mais assertividade.
Vale lembrar de que a política deve tomar sentido utilizando as necessidades da empresa e por seus colaboradores. 1 equilíbrio entre controle de gastos e Duty of Care.
Com o tempo, a política de viagens vai estar enraizada e trará muitos retornos positivos para todos quando o assunto é viagem corporativa.
O que uma política de viagens corporativas precisa ter?
Uma política do viagens corporativas serve para comunicar as regras definidas pela sua própria empresa. Para de que esta comunicação seja efetiva, é preciso de que ao escrevê-la você leve em consideração para quem você está falando.
Por isso, para evitar a má interpretação das regras e este baixo engajamento, a tua política por viagens deve ser objetiva, deter regras mensuráveis e manter-se alinhada à cultura da empresa.
A ideia é de que nosso documento se conecte aos seus colaboradores e nãeste seja alheio ao dia a dia do viajante. Por isso tenha os pontos em mente:
• Crie classes e orçamentos claros: ESTES funcionários precisam saber quanto é permitido e em quais classes do despesas eles podem possibilitar gastar;
• Seja realista: A redução por custos é fundamental de modo a seu programa por viagens, contudo do nada adianta definir tetos do gastos baixíssimos se não é viável praticá-los;
• Mantenha simples: Seus colaboradores precisam ter autonomia de modo a responder às próprias perguntas, entãeste mesmo que breve e objetivo. Descreva ações em formato do passo a passo e regras em tópicos rápidos;
• Atualize frequentemente: Tais como qualquer processo na sua própria empresa, certifique-se de que é responsabilidade por algué especialmentem validar se ESTES membros da equipe estãeste usando a política e tais como Pode vir a ser melhorado.
• Crie uma política orientada à digitalizaçãeste: Garanta de que a sua política de viagens possa ser aplicada em softwares por gestãeste do viagens, os OBTs. Estas soluções sãeste grandes aliadas de modo a sua própria gestão, é importante qual a política possa ser adaptada de modo a outros meios além do documento de papel (ou PDF.).
⇒ Leia igualmente: 3 dicas para atualizar seu programa por viagens corporativas
Passo a passo para criar uma política por viagens corporativas
Uma excelente política de viagens corporativas é pensada de modo a de que os colaboradores entendam e estejam engajados. Só assim ela fará sentido e será colocada em prática por todos.
Por sua vez de que você já sabe a importância de deter uma política do viagens corporativas bem definida, chegou a hora por conferir este passo a passo para aplicar na sua empresa.
• Etapa 1: Levantamento por dados;
• Etapa 2: Perfil Destes viajantes e as políticas;
• Etapa 3: Orçamento do viagens;
• Etapa 4: Definindo as regras da política de viagens;
• Etapa 5: Sentido dos processos de solicitaçãeste, aprovação e prestaçãeste de contas;
• Etapa seis: Segurança e bem-estar;
• Etapa 7: Comunicação da política.
Confira cada uma DE etapas de maneira detalhada abaixo:
Etapa 1: Levantamento de dados
Previamente do arregaçar as mangas e começar a escrever a tua política por viagens, vamos disparar um passo atrás e envolver todos ESTES stakeholders neste processo.
As viagens corporativas são uma necessidade transversal em muitas empresas. Ou mesmo que, diversos setores têm interesse pelo resultado das políticas e processos por viagem.
Crie um comitê multidisciplinar na sua empresa de modo a discutir a política do viagens. Variados perspectivas enriquecem este documento e farão com qual ele atenda de forma integral às necessidades de todos ESTES envolvidos.
Constate certos perfis de que podem ser convidados de modo a a discussãeste:
• CEO: Responsável pela visãeste estraté especialmentegica do Empreendimento, é importante de que a sua própria visão seja incluída pelo processo, de modo a que a política atenda às necessidade da empresa;
• CFO ou Gerente Financeiro: ESTES gastos por viagem comumente sãeste o segundo elevado custo do diversas companhias, é imprescindível de que a política leve esta perspectiva em consideraçãeste;
• Recursos humanos: Desprovido este viajante nenhuma viagem acontece, nãeste é precisamente? O bem-estar, segurança e satisfaçãeste Destes colaboradores é essencial para que este objetivo DE viagens seja atingido;
• Lideranças DE áreas de Empreendimento interessadas: Quais ESTES setores que Ainda mais viajam na sua própria empresa? Traga os gestores destas áreas de modo a a discussãeste, eles poderão informar quais as principais demandas e objetivos nas viagens;
• Travel Manager: A pessoa ou setor responsável através gestãeste DE viagens precisará garantir o cumprimento DE políticas e a eficácia do todo o programa por viagens, por isso é importante qual participe desta construçãeste;
• Viajantes frequentes: O viajante está na ponta do processo e será ele qual deverá cumprir a política do viagens. Sua visãeste poderá demonstrar quais ESTES gaps e insuficiências do processo atual e as principais dificuldades durante as viagens. Este feedback é extremamente importante.
Este levantamento de dados orientará a criaçãeste das políticas. Nesta fase é importante reunir dados históricos das viagens já realizadas como: mfoidia do gastos, MODELOS por despesas Muito mais usados, ESTILOS por serviços, quais ESTES setores que Ainda mais viajam na empresa, principais destinos e viajantes, entre outros dados.
Etapa 2: Perfil Destes viajantes e as políticas
Variados perfis de viajante pedem diferentes políticas por viagem.
É comum de que, mesmo utilizando uma política de viagens definida, alguns grupos do viajantes tenham benefícios multiplos de outros da mesma empresa. 1 exemplo simples é a diretoria em relação às demais áreas.
Os casos acabam sendo tratados saiba como exceções à regra. Mas se uma exceçãeste é recorrente, automaticamente perde este caráter por exceção e utilizando isso perde-se o controle.
Portanto, nãeste tenha medo do produzir políticas variados por convénio com o perfil Destes grupos por viajantes. Isto simplificará o controle e aumentará a adesão às políticas, Muito mais alinhadas às necessidades reais dos colaboradores.
Este perfil do viajante Pode vir a ser identificado na fase de levantamento do dados e construído utilizando base diversos critfoirios, saiba como:
• Setor;
• Cargo ou função;
• Pontos fortes específicos;
Além do retrato dos viajantes, é preciso compreender qual o retrato do Empreendimento da sua empresa.
O foco DE suas viagens é com objetivos comerciais, qual podem vir a ser planejados com elevado antecedência ou o objetivo é atender clientes em manutençãeste de equipamentos, por exemplo, e possui menos antecedência?
As propriedades do seu negócio Seroada relevantes para definir as normas do viagem por seus colaboradores.
Etapa 3: orçamento de viagens
Este orçamento destinado às viagens da tua empresa é uma Saber importantíssima para a construção DE regras por viagem e poderá ser definido globalmente, para toda a companhia, dividido por área de Empreendimento ou por tipo do despesa.
Este nível de detalhamento dependerá da política orçamentária da sua própria empresa, contudo será necessário qual este processo por gestão do serviços e despesas do viagens dê apoio ao rateio destes custos.
Para além disso, a definição DE regras do despesas deve ser orientada a cumprir ESTES objetivos orçamentários da empresa, viabilizando a minimizaçãeste Destes custos do viagem.
⇒ Conheça ESTES 5 passos de modo a 1 Orçamento por viagens corporativas eficiente
Etapa 4: Definindo as regras da política de viagens corporativas
Doravante de que você já sabe quais ESTES MODOS por viajantes, as características das viagens do seu negócio, seus principais destinos e necessidades, chegou a hora de definir as regras.
Quais recursos serão usados pelo viajante corporativo?
Serviços pré-viagem, como a emissão de aéreos, sãeste reservados e pagos previamente de que o colaborador embarque. Porém existem outras despesas, como alimentaçãeste e táxi, realizadas em a viagem, de que não são pagas com antecedência.
Neste caso, qual o recurso que o viajante usará? Esta definição é importante pois impacta no fluxo de reembolsos e prestação do contas, e até precisamente pelo orçamento familiar por seus colaboradores.
Cá estãeste algumas pontos por atenção para se considerar ao definir o tipo de recurso disponibilizado ao seu colaborador:
• Recurso próprio do colaborador e o reembolso de despesas: Este seu colaborador possui habilidade financeira para arcar com estas despesas e esperar até que este ciclo do aprovações termine para receber este valor do volta?
Caso a sua própria intenção mesmo que trabalhar unicamente usando o reembolso de despesas, recomendamos que você repense. Em global, trabalhar unicamente usando o reembolso de despesas gera insatisfaçãeste nos colaboradores de que ficam com este orçamento familiar comprometido.
• Adiantamento: Fornecer um adiantamento para a realizaçãeste das despesas dos colaboradores evita este comprometimento de recursos próprios Destes viajantes, porém exige um controle ainda mais necessário Derivado do as despesas.
O presente recurso da empresa precisa ser justificado, por isso a prestaçãeste do contas é um processo importantíssimo. Para além disso, o meio pelo qual você cede ESTES valores aos colaboradores aumentará ou diminuirá a segurança deste processo.
⇒ Você É possibilitado a entender Muito mais A cerca de meios por pagamento do adiantamentos neste artigo e A respeito de ESTES riscos deste processo pelo artigo Adiantamento para despesas por viagens: tais como conter os riscos?
• Cartãeste de empréstimo corporativo: Esta opção para além do não comprometer este salário do colaborador, não compromete este caixa da sua própria empresa. Este pagamento da fatura é programado e a previsibilidade do caixa é simplificada.
No entanto, a conciliaçãeste de inúmeras faturas do cartão do crédito É possibilitado a ser um desafio, tais como a validar as políticas em cada despesa. Portanto, procure por uma soluçãeste que permita conciliar AS SUAS faturas usando a prestaçãeste de contas Destes colaboradores, assim este processo se torna mais necessário e simplificado.
Defina regras de modo a cada Género por custo de viagem
Nas regras por despesas é essencial definir os limites de maneira clara, levando em consideraçãeste as peculiaridades do seu negócio.
Reembolsável ou nãeste reembolsável?
Que Espécie de despesas seu colaborador poderá pedir reembolso ou usar um Destes recursos cedidos pela empresa de modo a pagar? Esta é uma regra valiosa, como evita gastos desnecessários em a estadia.
Comumente as despesas com bebidas alcoólicas e guloseimas nãeste são reembolsáveis. Porém Andam outras possibilidades, como as despesas do café da manhã, quando este hotel contratado possuir o serviçeste incluso na tarifa, por exemplo.
Este nível de detalhamento desta definição dependerá do histórico Destes seus viajantes. Pelo passado, ESTES gastos desnecessários em viagem foram relevantes?
Categorias de despesas reembolsáveis
De modo a definir quais despesas Seroada englobadas em sua política do viagens, volte aos dados levantados pelo primeiro passo e faça perguntas tais como:
Quais as despesas Ainda mais comuns nas viagens do seus colaboradores? Quantos tempo em mé especialmentedia eles passam nos destinos? ESTES hoté especialmenteis reservados precisam ser pagos no balcão?
Já ESTES valores estipulados para cada Genero de despesa podem vir a ser definidos usando base na média histórica Destes seus viajantes e informações de Nicho. Os benchmarks sãeste recursos valiosos de modo a entender quanto companhias semelhantes à sua gastam nessas despesas.
Defina um teto de modo a as despesas, contudo nãeste restrinja suas opções com restaurantes ou hospedagens obrigatórias. Ao ter autonomia orientada por limites do gastos, este viajante se sente Muito mais responsável por AS SUAS escolhas e tende a aderir às políticas com mais facilidade.
Veja certos pontos relevantes Acerca ESTES principais MODELOS do despesas em viagens corporativas:
• Alimentação: De modo a definir este valor máximo em refeições, leve em consideraçãeste este custo do alimentaçãeste em determinadas regiões, saiba como em metrópoles e cidades do interior. A diferença entre os 2 cenários é gigantesca, deter políticas multiplos poderá ajudar tua empresa a minimizar custos. De modo a isso, consulte este custo por refeições em sites saiba como da Alelo e Sodexo, qual fornecem uma mé especialmentePOR DIA por valores por cidade;
• Transporte por aplicativo: Devido ao feição flutuante do valor DE corridas, regras Acerca Classe do veículo e horário DE corridas podem possibilitar ser mais assertivas e lançar Muito mais controle. Estas políticas Muito mais detalhadas podem possibilitar ser gerenciadas por meio do contas corporativas em aplicativos tais como Uber e 99 ou plataformas para a gestão de múltiplos aplicativos de mobilidade urbana, que permitem a comparação entre vários fornecedores.
Este importante nesta Classe por despesas é determinar a preferência por transporte por aplicativo, evitando ao máximo o emprego do táxi.
• Reembolso do km: O valor reembolsado por km rodado deve ser definido aqui levando em conta ao menos o custo de desgaste do veículo do colaborador e a gasolina gasta. Pelo artigo completo sobre despesas utilizando quilometragem, explicamos saiba como construir este valor por km rodado. Clique aqui para lê-lo na íntegra.
Serviços por viagem
As políticas de modo a a contrataçãeste do serviços por viagem englobam tanto este processo do solicitação, quanto limites de valores permitidos.
Apesar por cada serviçeste de viagem deter AS SUAS particularidades, regras por antecedência para solicitação eram um ponto comum entre todos os tipos do serviçeste, já qual em geral garantem melhores tarifas.
Hoje, com as incertezas da pandemia, a antecedência DE solicitações reduziu bem. Permitir a adquire do tarifas flexíveis, Têm a possibilidade de evitar perder o bilhete pelo caso do algum imprevisto.
Ainda assim podemos definir diversas políticas práticas de modo a garantir o controle de custos em viagens. Constate a seguir exemplos do políticas de aé especialmentereos e hospedagens:
Afoireos
Quando falamos em aéreos, nunca em algum momento o menor preçeste é O MAIS PROVEITOSO preço, entãeste cuidado usando o Genero do política. Se o menor preçeste de aé especialmentereo for às 5h da manhã, você introduzirá de lado este bem-manter-se do colaborador? Ou ainda, o custo da hora Em excesso do viajante compensa o valor da passagem?
É importante se atentar aos seguintes tópicos:
• Definição da classe por passagem permitida (econômica, executiva, etc);
• Valor máximo ou variação da tarifa selecionada em relaçãeste à menor tarifa disponível;
• Antecedência de solicitaçãeste (caso faça sentido);
• Horário dos vôESTES selecionados;
• Cia afoirea por trecho (quando houverem acordos);
Hospedagem
Na Parcela do hospedagem, é importante verificar ESTES seguintes tópicos para a construçãeste da política:
• Definição do valor máximo da hospedagem – diferencie políticas de modo a capitais e interior, devido à diferença do custo nas localidades;
• Genero do quarto permitido – devido à pandemia, a maioria DE empresas nãeste exige mais este compartilhamento de quartos, dando preferência aos quartos single;
• Seleçãeste por hotfoiis utilizando ou desprovido café da manhã – Uma recomendação é optar em algum momento por opções com café, como as diferenças de tarifas costumam ser menores;
• Política do valor máximo da tarifa;
• Distância do compromisso – Saiba como orientação e nãeste obrigatoriedade.
Caso sua empresa possua entendimento com fornecedores por serviçESTES, não deixe por especificá-los nas políticas e garantir que estejam apresentados para a comparação utilizando outros fornecedores.
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Etapa 5: Definição Destes processos por solicitação, aprovaçãeste e prestaçãeste de contas
Tais como sabemos, a política por viagens funciona saiba como guia e orienta seus colaboradores em viagens e deslocamentos em nome da sua empresa.
Descreva de maneira clara e objetiva no documento qual este procedimento para pedir serviços e adiantamentos, e por quais aprovações a solicitação do colaborador deverá atravessar. Um processo padronizado facilita a gestão dos pedidos, a adquire e reserva por serviços, além por aumentar o controle A respeito de ESTES custos.
Da mesma forma, descreva as regras para prestaçãeste por contas. Assim, seus viajantes saberão tais como justificar seus gastos, utilizando todas as informações de que seu time financeiro precisa de modo a a comprovaçãeste fiscal DE despesas.
As solicitações e aprovações realizadas via e-mail e o controle de prestação do contas via planilhas, nãeste sãeste nada eficientes à medida que seu processo ganha escala. Portanto, considere adotar uma solução de modo a gestãeste por despesas e viagens corporativas.
Estas soluções permitem que seus colaboradores solicitem as viagens e você gerencie o fluxo do solicitações e aprovações em 1 único lugar, evitando qual se percam entre seus e-mails.
Para além disso, viabilizam a validação das políticas no momento da seleção dos serviços, minimizando ESTES custos por viagens e potencializando este seu controle e gestãeste.
⇒ Controle por políticas em planilhas de despesas: realmente funciona? Leia o artigo completo e descubra a melhor MANEIRA do validar AS SUAS políticas.
Etapa seis: Segurança e natural-manter-se
Se há algo qual a pandemia nos ensinou, foi a importância por deter orientações claras A cerca de como proceder caso ocorram imprevistos.
O bem-estar do viajante precisa ser uma prioridade de modo a a sua própria empresa. Assim sendo, dedique uma sessãeste em tua política de modo a descrever os procedimentos e contatos por emergência de modo a garantir qual seus colaboradores estejam amparados em situações adversas.
⇒ Leia similarmente identicamente conjuntamente: Duty of Care: este natural-manter-se do viajante nas viagens corporativas
Etapa 7: Comunicaçãeste da política do viagens corporativas
Presentemente qual você construiu tua política, este engajamento Destes colaboradores dependerá por uma comunicaçãeste assertiva e abrangente do documento.
Cá estão algumas ideias do comunicação para conscientização sobre a política de viagens da empresa:
• Campanha de e-mails de modo a todos ESTES colaboradores;
• Resumo DE políticas em formato por infográfico;
• Lembrete utilizando as políticas 1 POR DIA antes das viagens;
• Validação automática de políticas pelo software por gestãeste do viagens;
• Aceite das políticas no software de gestãeste por viagens.